Stap 1: Melding of eigen bevinding

Een melding van een onveilig product kan zowel door klanten, eindgebruikers of op basis van eigen bevindingen worden gedaan. De Directie wordt direct geïnformeerd.

Stap 2: Recall team

Op basis de melding wordt een recall team geformeerd door de directie. Het Recall team maakt een actieplan en communiceert naar alle betrokken partijen. Indien de melding van een eindgebruiker komt, dan zal altijd eerst contact met de klant worden opgenomen, door de directie.

Stap 3: Melding aan NVWA

Op basis van de richtlijnen van de NVWA (meldwijzer) wordt direct onderzocht of melding gedaan moet worden. Vervolgens wordt bepaald wie de melding behoort te doen (zelf of leverancier)

Stap 4: Vaststellen acties

Afhankelijk van de aard en de omvang van het incident worden acties vastgesteld. De volgende acties worden in alle gevallen ondernomen:

• Afstemmen met de klant.
• Benaderen betreffende contactpersoon van de leverancier.
• Onderzoek naar herkomst en distributie van de partij ingang zetten.
• Opvragen sample van het ondeugdelijke product.
• Opzoeken certificaten en documenten, behorende bij het product en de levering.
• Vaststellen communicatielijnen.

Stap 5: Communiceren acties

Het Recall team heeft een overzicht van alle betrokken partijen en instanties, die te maken hebben met het incident. Dit betreft in elk geval:

• De klant.
• De leverancier.
• Het bevoegd gezag (NVWA).

Alle acties die worden ondernomen, worden tijdig gecommuniceerd naar alle betrokken partijen en instanties.

Stap 6: Traceren, blokkeren en verzamelen

Op basis van informatie uit het financieel administratief systeem wordt de betrokken partij geïdentificeerd (zie traceerbaarheid hieronder). Hierbij wordt vastgesteld:

• Waar de partij vandaan gekomen is.
• Naar welke klanten is uitgeleverd.
• Welke transporteurs betrokken zijn bij de uitlevering.
• Of er voorraad van het ondeugdelijk product op de eigen locatie of op een andere locatie is.

Waar van toepassing wordt voorraad geblokkeerd. In overleg met leverancier en klant wordt het ondeugdelijk product ingezameld.

Stap 7: Retourneren goederen

Ondeugdelijke producten die in opslag zijn of zijn ingezameld, worden geretourneerd naar de leverancier. Voor zover (tijdelijke) opslag aanwezig is, wordt deze gemarkeerd tot het is geretourneerd.

Stap 8: Evaluatie recall

Informatie die wordt verzameld tijdens een recall wordt verzameld in een recall file.

Na afloop van een recall vindt een evaluatie plaats. Hierbij komen minimaal de volgende aspecten aan de orde:

• Werking van de procedure recall.
• Mogelijk verbeteringen in het HACCP-systeem
• Communicatie naar belanghebbenden om imago schade te beperken.